(Senior) Executive Assistant Amsterdam

Voor Deloitte Amsterdam zijn wij op zoek naar een Executive Assistant voor 24 uur per week. De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Bij deze functie horen de volgende taken.

Agendabeheer en communicatie

• Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.?
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
• Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
• Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

• Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen.
• Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
• Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

• Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
• Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
• Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
• Stelt concepten en/of platte teksten op.
• Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

• Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
• Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
• Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.

Archivering

• Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Als jij wordt uitgedaagd door de bovenstaande functieomschrijving en voldoet aan onderstaand profiel, dan nodigen we je graag uit om te solliciteren.
- HBO werk en denk niveau;
- Beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring op het gebied van secretariële ondersteuning;
- 24 uur per week beschikbaar
- Ervaring met MS Office en archivering/documentatiesystemen;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Je bent zorgvuldig en accuraat;
- Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld;
- Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten;
- Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie

“Werken bij Deloitte. De beste start van je carrière”! Deloitte is een professionele dienstverlener met wereldwijd 200.000 medewerkers en kantoren in meer dan 150 landen. Met ruim 5.500 medewerkers en 15 kantoren verspreid over heel Nederland is Deloitte een van de grootste aanbieders van professionele dienstverlening op het gebied van accountancy, belastingadvies, consultancy, risk management en financiële advisering.
The Edge, het gebouw waar Deloitte Amsterdam in is gevestigd, is een van ’s werelds meest duurzame gebouwen en staat bekend om de vele slimme technologische innovaties van het pand. Naast het feit dat het een indrukwekkend gebouw is om in te mogen werken, is het makkelijk te bereiken met het openbaar vervoer en de auto.
Wil je een sfeerimpressie van de locatie? Klik dan op de volgende link: https://www.youtube.com/watch?v=NXUvHa9xBEQ