Executive Assistant Deloitte Amsterdam

Voor Deloitte Amsterdam zijn wij op zoek naar een Executive Assistant voor 40 uur per week.
De secretariële ondersteuning binnen Deloitte wordt geleverd door een groep Executive Assistants (EA) en door de Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead, die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Agendabeheer en communicatie

• Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
• Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
• Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

• Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen.
• Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
• Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

• Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
• Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
• Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
• Stelt concepten en/of platte teksten op.
• Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

• Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
• Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
• Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.

Archivering

• Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een relevante MBO-4 opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
• Je beschikt over 0-4 jaar relevante werkervaring op het gebied van secretariële ondersteuning.
• Je bent 40 uur per week beschikbaar.
• Je hebt ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je bent zorgvuldig en accuraat.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
• Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
• Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

Word je uitgedaagd door deze functie bij Deloitte? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet.