Senior Executive Assistant / Secretaresse Deloitte Utrecht in Amsterdam

Wij zoeken voor Deloitte Utrecht  een Senior Executive Assistant voor 32 uur per week waarbij je voornamelijk werkzaam zult zijn voor twee partners

De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Het betreft een functie voor langere tijd met uitzicht op vast dienstverband.

Agendabeheer/communicatie

• Verzorgt agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner, director en senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald;
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald;
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner/director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
• Onderhoudt contacten met in- en externe relaties;
• Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

• Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen;
• Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
• Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

Inkomende en uitgaande correspondentie

• Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
• Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
• Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
• Stelt concepten en/of platte teksten op;
• Werkt e-mails, brieven, memo’s en mededelingen uit, al dan niet in samenwerking met DP&S.
• Monitort en/of begeleid de verwerking van uitgebreidere stukken die zijn uitgezet bij DP&S.

Inhoudelijke ondersteuning

• Levert inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
• Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op;
• Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.

 Archivering

• Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteit

• Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende, ook wanneer deze afdeling overstijgend zijn.

Deloitte en de Client Service Organisatie (CSO) Met kantoren in heel Nederland en ruim 5500 medewerkers is Deloitte een toonaangevende organisatie op het gebied van Audit, Tax, Consulting, Financial Advisory Services (FAS) en Risk Advisory. Dat betekent dat je met ambitieuze, hoogopgeleide collega's werkt. Deloitte heeft een open en professionele bedrijfscultuur. Innovatie en eigen initiatief staan centraal. Als je bij ons aan de slag gaat, kom je te werken in een open en professionele bedrijfscultuur met veel ruimte voor innovatie en eigen initiatief.