Vanzelfsprekend zijn bedrijven constant bezig met optimalisatie en coördinatie. Maar ondanks alle risico’s en onzekerheden die ondernemen in eerste instantie al met zich mee brengt, heeft in 2020 COVID-19 hier een intense uitdaging aan toegevoegd. Veel bedrijven zijn op zoek naar een duurzame manier om hun toekomst veilig te stellen voor als de wereld van het virus gewonnen heeft. Tot nu toe speelt vooral de vraag: hoe houden we ons hoofd boven water als de omzet opdroogt? Een uitdagende opdracht voor controllers om de organisatie zo goed mogelijk bij te begeleiden.

Controller in tijden van het coronavirus

Hoe speel je als controller in op de diverse scenario’s die voor ons liggen? De functie en taak van een controller zijn in deze tijden essentieel. De verschillende gevolgen van het Coronavirus voor organisaties zijn niet te voorspellen en vaak cruciaal voor succes of drastisch verlies. Kwesties als een verhoogd ziekteverzuim onder de medewerkers, medewerkers effectief laten thuiswerken, handel als de grenzen deels of geheel gesloten zijn, het compenseren van een verlies aan omzet, kunnen aan bod komen tegenwoordig. Het is belangrijk om als controller de mogelijke scenario’s te bespreken met betrokken stakeholders. Meer informatie over controllers vind je hier. 

De onafhankelijke controlfunctie

Als externe controller binnen een organisatie is het van groot belang dat je niet eerste-, tweede- en derdelijnswerkzaamheden zelfstandig uit gaat voeren. De optimale situatie is het ‘3 lines of defense’-model (controle binnen de lijn, ondersteuning van systemen en procedures vanuit control en de verbijzonderde interne control). Als controller moet je niet de processen organiseren die je vervolgens zelf moet controleren. De controlerende werkzaamheden die plaatsvinden in de eerste, en deels, tweede lijn kunnen ook intern worden verdeeld. Deze manier van werken verloopt soepel mits de interne afdelingen zijn geïnstrueerd over wat er onder goede interne controle wordt verstaan.

Managers ‘in control'

Wanneer de medewerkers goed op de hoogte zijn van hoe de interne controle er uit moet zien kunnen zij de interne beheersing uitvoeren. Dit zal de managers verzekeren van de juiste uitvoering en uiteindelijk ook correcte rapportages. Zodoende voelen de interne managers zich ‘in control’. Samen met de medewerkers en managers bespreekt de externe controller wat de risicovolle activiteiten zijn die per afdeling belangrijk zijn (de key controls). Het zijn dan de medewerkers die de controlewerkprogramma’s opzetten voor de key controls. De manager en externe controller houden hier toezicht op. De externe controller bespreekt de resultaten, en nog belangrijker, geeft aan wat de verbeterpunten zijn. Deze manier van werken zorgt er voor dat de interne beheersing wordt verbeterd en de control functie niet belast wordt met de uitvoering van derdelijnsactiviteiten.

Controllers zullen altijd voorbereid moeten zijn op veranderingen. Zeker in de huidige tijd wordt er een proactieve houding gevraagd om de financiële en organisatievraagstukken op te lossen. Daarentegen kunnen ze zich net zo hard bewijzen als onmisbaar voor organisaties. Dus voor alle controllers onder ons, pak de uitdaging met twee handen aan: tref de juiste voorbereidingen zodat de organisatie in kwestie klaar staat wanneer de markt weer normaliseert. Hopelijk snel!